Data Protection
in the employment relationship

Information on data protection in the employment relationship according to Art. 13 GDPR

Personal data is collected from you in the employment relationship. Therefore, due to the new regulations in the General Data Protection Regulation (GDPR), we are obliged to inform you in accordance with Art. 13. GDPR to inform you about the following:

Your employer is responsible for the collection and processing of your data:

ParTec AG
Possartstr. 20
81679 Munich
Phone: +49 (0) 89 99809-100

The contact details of our data protection officer are:

Project 29 GmbH & Co KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
Phone: +49 (0) 941 298693-0

Your data will be collected and processed as part of the recruitment process or to implement the employment relationship.

The required data includes, in particular, your master data (especially first and last name, name affixes, nationality), your contact data (especially private address, mobile and landline number, e- mail address), other data from the employment relationship, such as time recording data, vacation periods, periods of incapacity to work, skill data, social data, bank details, social security number, pension insurance number, salary data, tax identification number, special health data and, if applicable, criminal records) as well as log data that accrue when using the IT systems.

Your personal data is mainly collected directly from you. However, due to legal requirements, your data may also be collected from other sources, such as the tax office for the purpose of querying tax-related information, the health insurance company for information on periods of incapacity for work or, if applicable, from other third parties, such as an employment agency or from publicly accessible sources (e.g. professional networks).

Within our company, your personal data will be disclosed only to those persons who need it to fulfill our contractual and legal obligations, such as the HR department, the accounting department or your department.

If we use service providers to fulfill our contractual and legal obligations, they also receive the required data

Outside the company, we transmit your data to other recipients to the extent necessary to fulfill our contractual and legal obligations. These are, in particular, the social insurance institutions, the health insurance fund, the pension insurance fund, professional pension institutions, the employment agency, the employers’ liability insurance association, the tax authorities, accident and liability insurers, courts, banks, competent bodies in order to be able to guarantee claims from the company pension scheme or capital-forming benefits, third-party debtors in the event of wage and salary garnishments or insolvency administrators in the event of private insolvency.

If we transfer personal data to service providers or group companies outside the European Economic Area (EEA), the transfer will only take place if the third country has been confirmed by the EU Commission to have an adequate level of data protection or if other appropriate data protection guarantees (e.g., binding internal company data protection regulations or EU standard contractual clauses) are in place. You can request detailed information on this and on the level of data protection at our service providers in third countries using the contact information above.

We process your personal data in compliance with all applicable laws, such as the GDPR, the German Federal Data Protection Act (BDSG), the Works Constitution Act, the Working Hours Act, etc..

Primarily, the data processing serves the purpose of establishing, implementing and terminating the employment relationship. The relevant legal basis for this is Art. 6 para. 1 b) GDPR in conjunction with § Section 26 (1) BDSG. In addition, collective agreements (group, collective and works agreements as well as collective bargaining agreements) pursuant to Art. 6 (1) b) in conjunction with Art. 88 (1) GDPR in conjunction with Art. 26 (4) BDSG may be used. § 26 para. 4 BDSG as well as, if applicable, your separate consents pursuant to Art. 6 para. 1 a), 7 GDPR in conjunction with § Section 26 (2) BDSG (e.g. in the case of video recordings) may be used as a data protection permission provision.

We also process your data in order to be able to fulfill our legal obligations as an employer, in particular in the area of tax and social security law. This is done on the basis of Art. 6 (1) c) GDPR in conjunction with § 26 BDSG.

Where necessary, we also process your data on the basis of Art. 6 (1) f) GDPR in order to protect the legitimate interests of us or of third parties (e.g. public authorities). This applies in particular to the investigation of criminal acts (legal basis Section 26 (1) sentence 2 BDSG) or within the Group for purposes of Group management, internal communication and other administrative purposes.

Insofar as special categories of personal data are processed pursuant to Art. 9 (1) GDPR, this serves the exercise of rights or the fulfillment of legal obligations arising from labor law, social security law and social protection within the framework of the employment relationship (e.g. disclosure of health data to the health insurance fund, recording of severe disability due to additional leave and determination of the severe disability levy). This is done on the basis of Art. 9 para. 2 b) GDPR in conjunction with § Section 26 (3) BDSG. In addition, the processing of health data for the assessment of your ability to work pursuant to Art. 9 para. 2 h) in conjunction with § 22 para. 1 b) BDSG may be necessary.

In addition, the processing of special categories of personal data may be based on consent pursuant to Art. 9 (2) a) GDPR in conjunction with § Section 26 (2) BDSG (e.g. occupational health management).

If we want to process your personal data for a purpose not mentioned above, we will inform you in advance.

The storage period of the collected data is limited to the employment relationship. We delete your personal data as soon as they are no longer required for the above-mentioned purposes. After termination of the employment relationship, the data will be stored and then deleted in accordance with the statutory or official retention periods, which result, among other things, from the German Commercial Code and the German Fiscal Code. The storage periods thereafter amount to up to ten years. In addition, personal data may be stored for the statutory limitation period of three or up to 30 years if claims can be asserted against us.

You have the right to information from the employer about the data stored about you. Under certain conditions, you can request the correction or deletion of your data. You may also have the right to restrict the processing of your data and the right to receive the data you have provided in a structured, common and machine-readable format.

Right of objection:

You also have the right to object to the processing of your personal data for direct marketing purposes without giving reasons. If we process your data to protect legitimate interests, you may object to this processing on grounds relating to your particular situation. We will then no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or the processing serves the assertion, exercise or defense of legal claims.

You have the right to lodge a complaint regarding the handling of your personal data with the above-mentioned data protection officer or the data protection supervisory authority. The supervisory authority responsible for you is:

Bavarian State Office for Data Protection Supervision
Promenade 27
91522 Ansbach
Phone: +49 (0) 981 53 1300
Fax: +49 (0) 981 53 98 1300

The provision of personal data is necessary for the establishment, implementation and termination of the employment relationship and represents a secondary contractual obligation of the employee. If we do not receive the required data, the implementation of the employment relationship with you is not possible.

Informationen zum Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis nach Art. 13 DSGVO

Im Beschäftigungsverhältnis werden personenbezogene Daten von Ihnen erhoben. Wir sind daher aufgrund der Neuregelungen in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet, Sie nach Art. 13 ff. DSGVO über Folgendes zu informieren: 

Verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten ist Ihr Arbeitgeber:

ParTec AG 
Possartstr. 20 
81679 München 
Telefon: +49 (0) 89 99809-100 

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten sind:

Projekt 29 GmbH & Co. KG 
Ostengasse 14 
93047 Regensburg 
Telefon: +49 (0) 941 298693-0 

Ihre Daten werden im Rahmen des Einstellungsprozesses bzw. zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erhoben und verarbeitet.

Zu den erforderlichen Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (v.a. Vor- und Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit), Ihre Kontaktdaten (v.a. private Anschrift, Mobil- und Festnetznummer, E-Mail-Adresse), sonstige Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis, wie z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-Daten, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten, Steueridentifikationsnummer, besondere Gesundheitsdaten und ggf. Vorstrafen) sowie Protokolldaten, die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallen.

Ihre personenbezogenen Daten werden überwiegend direkt bei Ihnen erhoben. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften werden Ihre Daten teilweise aber auch bei anderen Stellen, wie z. B. dem Finanzamt zur anlassbezogenen Abfrage von steuerrelevanten Informationen, der Krankenkasse zur Information über Arbeitsunfähigkeitszeiten oder ggf. bei sonstigen Dritten, wie z.B. einer Stellenvermittlung oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) erhoben.

Ihre personenbezogenen Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur die Personen, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen, wie die Personalabteilung, die Buchhaltung oder der Fachbereich.

Sofern wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten Dienstleistern bedienen, erhalten diese ebenfalls die erforderlichen Daten.

Außerhalb des Unternehmens übermitteln wir Ihre Daten an weitere Empfänger, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Sozialversicherungsträger, die Krankenkasse, die Rentenversicherung, berufsständische Versorgungseinrichtungen, die Agentur für Arbeit, die Berufsgenossenschaft, die Finanzbehörden, Unfall – und Haftpflichtversicherungen, Gerichte, Banken, zuständige Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung oder vermögenswirksame Leistungen gewährleisten zu können, Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen oder Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz.

Sofern wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung sämtlicher maßgeblicher Gesetze, wie der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Betriebsverfassungsgesetzes, des Arbeitszeitgesetzes etc..

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Maßgebliche Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO 
i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 6 Abs. 1 b) i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 a), 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG (z.B. bei Videoaufnahmen) als datenschutzrecht- liche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i.V.m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement).

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

Die Speicherdauer der erhobenen Daten beschränkt sich auf das Beschäftigungsverhältnis. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden die Daten entsprechend der gesetzlichen bzw. behördlichen Aufbewahrungsfristen, die sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben, gespeichert und dann gelöscht. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei bzw. bis zu 30 Jahren aufbewahrt werden, wenn Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können.

Sie haben das Recht auf Auskunft des Arbeitgebers über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.


Sie haben zudem das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben ein Beschwerderecht hinsichtlich des Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten beim oben genannten Datenschutzbeauftragten oder der Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht 
Promenade 27 
91522 Ansbach 
Telefon: +49 (0) 981 53 1300
Fax: +49 (0) 981 53 98 1300 

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich und stellt eine nebenvertragliche Pflicht des Beschäftigten dar. Sofern wir die erforderlichen Daten nicht erhalten, ist die Durchführung des Arbeitsverhältnisses mit Ihnen nicht möglich.